Не секрет, что львиную долю информации в презентации составляют графики и картинки. Именно из-за последних размер файла может составлять 20-60 Мб. Чтобы вы могли без ущерба качеству переслать свое творение на согласование по электронной почте, размер файла можно уменьшить, сжав входящие в презентацию картинки.

Откройте файл презентации, размер которой вы хотите уменьшить. Нажмите в левом верхнем углу окна программы на «Файл» и кликните по «Сохранить как». Выберите название и место сохранения файла.

В открывшемся окне в нижней части рядом с кнопкой «Сохранить» нажмите на «Сервис» и в падающем списке выберите «Сжать рисунки…». Далее появится окно, где вы можете выбрать различные способы сжатия выбранного изображения, например, такие, как качество изображения.

Также вы можете определить, хотите ли сжать и другие изображения из презентации. С помощью опции «Использовать разрешение документа» можно сжать размер изображения до выбранного количества пикселей на дюйм «Файл | Параметры | Дополнительно».

Если активировать опцию «Удалить обрезанные области рисунков», то PowerPoint удалит у обрезанных заранее изображений ненужные области. После завершения работы над изображением нажмите на «ОК», чтобы подтвердить внесение изменений.

Фото: компании-производители

С этим сталкивались многие. Обычно выясняется, что проблема - в большом количестве фотографий или картинок. Но пройтись еще раз по презентации и уменьшить каждую картинку отдельно - это слишком долго. К счастью, есть способ попроще, о котором рассказывает студия информационного дизайна VisualMethod .

Коротко, если вы торопитесь:

• Кликнете на любую картинку в презентации, чтобы ее выбрать
• Выберите «Формат рисунка» в верхнем меню
• Нажмите на кнопку «Сжать рисунки»
• Выберите нужное качество изображения из выпадающего списка
• Проверьте, что выбран пункт «Удалить обрезанные области рисунков»
• Выберите «Применить ко всем рисункам» и нажмите «Ок»

Выделите нужные изображения и нажмите «Сжатие рисунков»

Оптимальные по размеру изображения

Сжать презентацию легко, но эта операция сказывается на качестве рисунков и фотографий на слайдах. Еще одна проблема - когда вы работаете над ваше презентацией, большие фотографии могут сильно замедлять работу программы, а иногда приводить и к сбоям и потерям данных. Вам следует изначально выбирать для презентации изображения оптимального размера.

Рисунки и фотографии должны иметь разрешение не более 1920×1080 и размер не более 400−500 килобайт. 1920×1080 пикселей - это стандартное разрешение для большинства мониторов и проекторов.

Если изображение не будет занимать всего слайда, оно может быть еще меньше. Например, если вам нужно разместить фотографию примерно на четверть слайда, то разрешение этого фото должно быть примерно 800×600 пикселей.

Изображение не должно быть больше 800×600, если оно не занимает весь слайд

Мы рекомендуем, по возможности, использовать формат изображений JPEG. Этот формат обеспечивает оптимальное сжатие для фотографий и большинства рисунков. Изображения, имеющие прозрачный фон, чаще всего сохраняются в формате PNG. Однако, если этот прозрачный фон вам не требуется, и при этом данное изображение слишком «тяжелое», тогда кликнете на нем правой кнопкой мыши и выберите пункт меню «Сохранить как рисунок». Выберите тип файла JPEG и вставьте изображение на слайд повторно.

Уменьшение размера файла PowerPoint с помощью сжатия изображений

Мы уже кратко описали эту операцию в начале статьи, теперь разберем подробнее. Для сжатия выбранных или всех изображений в презентации выберите изображение и на вкладке «Формат рисунка» кликните на кнопку «Сжать рисунки».

В появившемся диалоге можно выбрать разрешение в зависимости от ваших целей. Обратите внимание, что если вы выберете разрешение 220 точек на дюйм и более, то размер файла может и не уменьшится, а даже увеличится.

Разрешения в 150 точек на дюйм будет вполне достаточно для печати на обычном офисном принтере, и это позволит существенно уменьшить размер файла презентации.

Диалог сжатия изображений в PowerPoint 2018

Также, обратите внимание, что если вы обрезали фотографии внутри PowerPoint и не хотите, чтобы в файле презентации сохранялись обрезанные участки изображений, то нужно поставить галочку «Удалить обрезанные области рисунков».

Сжатие медиа-файлов в презентации

Этот метод тоже очень простой. Если у вас в презентации встроено видео, в PowerPoint, начиная с версии 2018, встроена функция, позволяющая сжать его. Учтите, что если в вашем видео файле встроен дополнительные аудио-дорожки или субтитры, то они будут удалены после сжатия.

На вкладке «Файл», кликните пункт «Сведения», а далее в разделе «Размер файлов мультимедиа и производительность» кликните кнопку «Сжать медиа».

PowerPoint 2018 позволяет сжимать и видео-файлы

Программа предложит вам конвертировать файлы, чтобы они могли быть сжаты. Далее, вам нужно будет выбрать уровень качества видео. Исходя из нашего опыта, не стоит выбирать вариант «Для Интернет», обычно этот уровень сжатия сильно снижает качество видео.

Так же, как и в случае с обрезкой изображений, программа удалит лишние, обрезанные фрагменты видео во время сжатия. Это очень удобно, если под рукой нет видео-редактора.

Мастер-класс

Тема: Как уменьшить презентацию PowerPoint - минимизируем вес файла

Большинство из нас часто сталкивается с проблемой при загрузке готовых презентаций на сайт, так как многие презентации превышают размер 1мб. Безусловно, самый простой способ - это сохранить презентацию в формате PDF. Более сложный и долгий - заранее уменьшать объем всех элементов презентации (обрезать и уменьшать изображения, ухудшать качество аудио и пр.). Но что если презентация нужна нам именно в формате PPT/PPTX, а материалы мы заранее не уменьшали? В своем мастер-классе я предлагаю вариант как поэтапно и быстро уменьшить презентацию, с помощью компьютера.

Цель: обучение коллег поэтапным действиям по уменьшению презентации, с помощью компьютера.
Задачи:
1. Оказать помощь участникам учпортфолио для работы на сайте;
2. Передать личный опыт по предложенной теме.

Этапы уменьшения веса презентации с помощью компьютера.

Шаг 1
Подготавливаем необходимую презентацию. В моем случае размер презентации 5,19 МБ. Закачать на сайт в таком размере я ее не смогла.

Шаг 2
Открываем презентацию и нажимаем кнопку сохранить: Файл > Сохранить как > Компьютер. В появившемся окне нажимаем кнопку "Сервис" .

Шаг 3

В выпадающем меню выбираем пункт "Сжать рисунки" , откроется новое окно, в котором необходимо выбрать одну из подходящих опций.

Шаг 4

В открывшемся окне ставим галочку «Удалить обрезанные области рисунков».
Раздел «Качество вывода» позволяет выбрать один из вариантов сжатия изображений. Чем больше сжимаются изображения, тем хуже их качество, но тем меньше вес самой презентации.
В разделе «Качество вывода» выбираем нужный вариант, в мое случае это 96 пикселей на дюйм и нажимаем «ОК» презентация обрабатывается и нажимаем «Сохранить».

Далеко не всегда можно развернуться на широкую ногу при создании презентации в PowerPoint. Либо регламент, либо еще какие-то условия могут жестко регулировать итоговый размер документа. А если он уже готов – что делать? Придется проделать немалую работу, чтобы сжать презентацию.

Само собой, простой текст дает документу столько же веса, сколько и в любом другом проекте пакета Microsoft Office. И чтобы чисто печатной информацией добиться большого размера, нужно будет забить огромный объем данных. Так что это можно оставить в покое.

Основной поставщик веса для презентации – это, конечно же, сторонние объекты. В первую очередь – медиафайлы. Вполне логично, что если напичкать презентацию широкоформатными картинками с разрешением 4К, то итоговый вес документа может неслабо удивить. Круче эффект будет только в том случае, если на каждый слайд залить по одной серии «Санта-Барбары» в хорошем качестве.

И дело не всегда только в итоговом размере. От крупного веса документ очень сильно страдает и может терять в производительности при демонстрации. Особенно это будет ощущаться, если изначально проект создавался на мощном стационарном ПК, а показывать его принесли на обычном бюджетном ноутбуке. Так и до зависания системы недалеко.

При этом, редко кто заботится о будущем размере документа заранее и сразу форматирует все файлы, снижая их качество. Потому оптимизировать свою презентацию стоит в любом случае. Существует несколько способов это сделать.

Способ 1: Специализированное ПО

Проблема падения производительности презентаций из-за веса действительно серьезная, так что программного обеспечения для оптимизации таких документов хватает. Наиболее популярной и простой является NXPowerLite.

Сама программа условно-бесплатная, при первом скачивании можно оптимизировать до 20 документов.

К счастью, при сохранении автоматически создается копия исходного документа. Так что первоначальная презентация не пострадает от таких экспериментов.

NXPowerLite очень хорошо оптимизирует документ и сравнительно щадяще сжимает картинки, и результат выходит намного лучше, чем в с следующем способе.

Способ 2: Встроенные методики сжатия

В PowerPoint встроена своя система сжатия медиафайлов. К сожалению, она также работает только с изображениями.

В целом, при использовании даже самого серьезного сжатия, обычные картинки среднего размера не пострадают. Сильнее всего это может сказаться на изображениях формата JPEG (который очень любит пикселизацию даже при минимальном сжатии) высокого разрешения. Так что лучше всего предварительно вставлять фотографии в формате PNG – они хоть и весят больше, но зато сжимаются лучше и без потери визуальной красоты.

Способ 3: Вручную

Последний вариант подразумевает самостоятельную комплексную оптимизацию документа по различным направлениям. Этот способ предпочтителен тем, что всевозможные программы чаще всего работают только с картинками. Но ведь в презентации много что может иметь изрядный размер. Вот на что стоит обратить внимание в процессе работы.

• В первую очередь, изображения. Стоит любым доступным образом снизить их размеры до минимального уровня, ниже которого уже будет очень страдать качество. Вообще, каким бы ни было большим фото, при вставке оно все равно занимает стандартные размеры. Так что в большинстве случаев сжатие фоток в итоге не ощущается визуально. Зато, если в каждом документе так обрезать по картинке, то вес может значительно снизиться. Но вообще, лучше всего данный пункт выполнять автоматическими средствами, которые указаны выше, а уже остальными файлами заниматься лично.
• Рекомендуется отказаться от использования в документе файлов в формате GIF. Они могут иметь очень значительный вес, вплоть до десятков мегабайт. Отказ от таких изображений положительно скажется на размере документа.
• Далее – музыка. Можно и здесь найти пути обрезать качество аудио, снизив битрейт, снизив длительность и так далее. Хотя вполне хватит стандартной версии в формате MP3 вместо, например, Lossless. Ведь средний размер самого распространенного вида аудио – около 4 Мб, тогда как во Flac вес может измеряться десятками мегабайт. Также будет полезным убрать ненужное музыкальное сопровождение – снять «тяжелые» звуки со срабатывания гиперссылок, сменяющиеся музыкальные темы и так далее. Вполне достаточно одного фонового аудио для презентации. Особенно сильно это касается вероятной вставки голосовых комментариев от ведущего, что будет неслабо прибавлять веса.
• Еще важный аспект – видео. Здесь достаточно просто – следует либо заливать клипы меньшего качества, либо добавлять аналоги с помощью вставки через интернет. Второй вариант в целом уступает вставленным файлам, зато во много раз снижает итоговый размер. Да и вообще важно знать, что в профессиональных презентациях если и находится место для видеовставки, то чаще всего не более одного клипа.
• Самый полезный способ – оптимизировать структуру презентации. Если пересмотреть работу несколько раз, почти в каждом случае может оказаться, что часть слайдов можно вообще вырезать, скомпоновав несколько в один. Такой подход лучше всего сэкономит место.
• Следует вырезать или свести к минимуму вставки тяжелых объектов. Особенно это касается вставки одной презентации в другую и так далее. Это же касается связывания с другими документами. Даже при том, что сам вес презентации от такой процедуры будет меньше, это не отменяет того, что по ссылке все равно придется открывать сторонний файл крупного размера. И это будет существенно нагружать систему.
• Лучше всего использовать встроенные типы дизайнов в PowerPoint. Они и выглядят хорошо и оптимизированы отлично. Создание собственного стиля с уникальными изображениями крупного размера как раз и приводит к росту веса документа в арифметической прогрессии – с каждым новым слайдом.
• В конце концов, можно заняться оптимизацией процедурной части демонстрации. Например, переработать систему работы гиперссылок, облегчив всю структуру, убрать анимацию с объектов и переходов между слайдами, вырезать макросы и так далее. Уделять внимание стоит всем мелочам – даже простое сжатие в размере управляющих кнопок раза в два поможет скинуть пару мегабайт в длительной презентации. Все это в совокупности вряд ли существенно снизит вес документа, однако значительно ускорит его демонстрацию на слабых устройствах.

Заключение

В конце стоит сказать, что все хорошо в меру. Чрезмерная оптимизация в ущерб качеству снизит эффект от демонстрации. Так что важно искать удобный компромисс между снижением размера документа и неприглядностью медиафайлов. Лучше лишний раз вообще отказаться от определенных компонентов, либо же найти им полный аналог, чем допустить нахождение на слайде, например, жутко пикселизированной фотографии.